WORKING GIRL

GIRLBOSS ETIQUETTE VOOR MEETINGS

meetings
Startup Stock Photos

De eerste meetings met externe partijen zijn spannend, al helemaal als je ze zelf mag leiden. Vaak heb je te maken met een partij die niet helemaal op één lijn zit met jullie – je werkt immers niet in hetzelfde bedrijf – en als je niet oppast zijn degenen met veel ervaring of de grootste mond constant aan het woord en mis jij zelf een beetje de boot. Hier zijn 10 tips om te shinen tijdens al je meetings en er zo het meeste uit te halen.

Agenda
Zorg ervoor dat de meeting bij al je collega’s en overige mensen die erbij moeten zijn goed in de agenda staat. Stuur één duidelijke uitnodiging met daarin direct de agenda voor de meeting en eventuele to-do’s voor mensen die erbij zullen zijn. Zo voorkom je dat je een wirwar aan emails en lijstjes verstuurd waardoor uiteindelijk mensen het overzicht zullen verliezen en niet goed voorbereid bij de meeting aanschuiven.

Cancel niet op het laatste moment
Soms kan het niet anders, maar je hebt vast wel gemerkt dat er echt onnodig vaak op het allerlaatste moment een meeting gecancelled wordt. Soms weet je zelf misschien ook al langer dat de meeting waarschijnlijk niet door kan gaan maar vergeet je in de hectiek van je dagelijkse werk om het de rest te laten weten. Een beetje not-done, want andere mensen hebben ook een planning, dus let hier gewoon op!

Wees op tijd
Jaja, dit is natuurlijk een beetje standaard. Maar zó belangrijk. Zeker wanneer jij de meeting hebt georganiseerd. Desnoods ga je nog eventjes wat zitten werken op je laptop in de meeting room, als de anderen te laat zijn. Maar niets is onprofessioneler dan wanneer je zelf te laat bent, plus: je begint met een achterstand en bent niet ontspannen, waardoor jet het jezelf onnodig lastig maakt.

Zorg voor de technische details
Niets is irritanter en stressvoller dan wanneer er dingen fout gaan en niet werken: reserveer de meeting room op tijd, plug je laptop alvast in en controleer of je presentatie op het scherm verschijnt. Zo niet: ren direct naar IT om je te helpen. Zorg er daarnaast voor dat je presentatie tip top in orde is, zónder spelfouten (niets is erger!) en zet jouw presentatie en de eventuele presentaties van anderen alvast onderin het scherm open. Zo hoef je niet moeilijk te zoeken tijdens de presentatie maar open je snel en makkelijk de volgende. Zorg er bovendien voor dat alle pop-ups van je scherm uitstaan, niets is genanter dan een Skype of Messenger pop-up for everyone to see. Dit geldt óók voor het geluid op je telefooon. Uit.

Stuur aan op een doel
Als jij degene bent die de meeting leidt: open de meeting door een duidelijk doel aan te geven. Vertel waarom de meeting georganiseerd is en wat je ermee wilt bereiken. Is het om te brainstormen voor een nieuw idee of moet er een concrete beslissing uit voort komen? Dit kan een enorm verschil betekenen voor de structuur van de meeting. Denk hier dus van tevoren over na en stuur de vergadering bij wanneer jullie afdwalen van het doel ervan.

Wees actief
Laat niet over je heen lopen en voeg dingen toe aan de discussie. Als je je goed hebt voorbereid en goed oplet op wat er gezegd wordt is er geen reden waarom je niet iets waardevols aan de discussie kunt toevoegen. Just speak up girl! Alleen zo val je op en laat je zien dat je de leiding kunt nemen. Als jij de vergadering leidt, let er dan ook op dat iedereen actief deelneemt en vraag ze anders zonodig wat zij denken of toe te voegen hebben aan het onderwerp.

Let op de tijd
Maak van tevoren een goede inschatting van hoe lang je nodig denkt te hebben voor de meeting. Niets is irritanter dan een meeting die uitloopt waardoor de rest van je dagplanning ook in het water valt. Aan der andere kant: als je verwacht dat het niet nodig is om een vol uur in te plannen, doe dit dan ook gewoon niet, ookal is dat de ‘standaard’. Plan dan gewoon lekker 30 of 45 minuutjes in! Let er tijdens de meeting op dat jullie een beetje op schema blijven. Dat staat dus ook weer in direct verband met het maken van een goede agenda voor de meeting.

Door op deze checklist te letten zorg je ervoor dat er én minder ergernissen zijn op de werkvloer, de meeting productiever én efficiënter zal verlopen (en iedereen er dus meer aan zal hebben) en bovendien ook dat je het overzicht houdt en niet onnodig zenuwachtig hoeft te zijn.
Happy meeting girls!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *