WORKING GIRL

GEORGANISEERD OVERKOMEN OP JE MANAGER DOE JE ZO

Georganiseerd overkomen op je manager

Uitblinken in je werk; dat is je voornaamste doel wanneer je wilt opvallen bij je manager en ambities hebt om hogerop te komen in de organisatie. Alleen is de kwaliteit van je werk niet het enige waarop je beoordeeld wordt door je meerderen. Je uitstraling, werkhouding en de manier waarop je omgaat met collega’s en klanten zijn minstens zo belangrijk – zo niet belangrijker zelfs. Een belangrijk onderdeel daarvan is of je overkomt alsof je alles onder controle hebt. Een manier om dat duidelijk te laten zien is door georganiseerd over te komen op je manager, zelfs wanneer je dat eigenlijk misschien niet eens zozeer bent. Zo pak je dat aan.

Gebruik een opschrijfboekje

Alle notities van meetings, gesprekken met je manager, telefoongesprekken of andere dingen die je snel moet opschrijven kun je kwijt in dit boekje. Wanneer je dagelijks op een nieuwe pagina start en de datum bovenaan schrijft krijg je een perfect en nauwkeurig overzicht en zou je in principe niet snel iets kunnen vergeten of kwijtraken. Het helpt ook om na een meeting direct een digitale notitie van het gesprek te maken en deze op te slaan in de map van het project of de klant. Laat je niet verleiden om tijdens een gesprek snel aantekeningen in een bovenhoekje van een pagina te maken, die je vervolgens nooit meer terug kunt vinden, maar houd je aan de structuur.

Houd je agenda goed bij

Niets geeft zo’n slechte indruk dan het vergeten van afspraken of niet op de hoogte zijn van je agenda waardoor je meetings telkens moet reschedulen. Bekijk aan het begin van elke week wat er deze week allemaal in je agenda staat zodat je niet halverwege de week verrast wordt door een pop-up in je scherm met een afspraak waar je totaal geen rekening meer mee had gehouden in je planning. Bovendien kom je georganiseerd over wanneer je ten allen tijden weet of je op een bepaald moment tijd hebt en wat er voor die dag of week voor je op de planning staat qua meetings en werkzaamheden.

Digitaliseer & centraliseer

Schrijf to-do lijstjes die ontstaan na je wekelijkse gesprek met je manager direct over in een digitale planning. Je notitieboekje is een plek om eventueel op terug te vallen, maar door een overkoepelende planning bij te houden op je laptop voorkom je dat je to-do’s vergeet omdat je elke dag een pagina verder gaat in je opschrijfboekje en nieuwe taken toevoegt. Een excel bestandje met een overzicht van al jouw projecten en verantwoordelijkheden met daaronder een break-down van de bijbehorende to-do’s voor de komende tijd kan bijvoorbeeld een goede manier zijn om overzicht te behouden. Je kunt belangrijke to-do’s bovendien ook toevoegen in je Outlook agenda zodat je een pop-up krijgt wanneer de deadline nadert of wanneer je er uiterlijk aan moet beginnen.

Sla dingen bovendien direct op in de goede mapjes op je computer en bewaar dit niet tot later. Grote kans namelijk dat wanneer je iets probeert te vinden je het niet gemakkelijk kunt terugvinden, waardoor het je veel meer tijd kost dan dat minuutje dat het je nu kost om het direct goed op te slaan. Dit voorkomt ook heel gênante momenten wanneer je manager om iets vraagt in een meeting en jij vervolgens met een rode kop minutenlang aan het zoeken bent. Beetje jammer!

Voorbereiden van meetings

Zorg ervoor dat je je meetings altijd goed voorbereid zodat je ten alle tijden op de hoogte bent en dus voorkomt dat je in een meeting met een mond vol tanden staat en schoorvoetend moet toegeven dat je niet precies weet waar de vraag of discussie over gaat. Verheldering vragen over onderwerpen die je eigenlijk zou moeten kunnen dromen geeft echt het meest ongeorganiseerde beeld af dat je maar kunt creëren van jezelf en zal je manager direct een negatief gevoel over je geven.

Voorbereiden van de meetings met je manager

Grote kans dat je wekelijks een meeting hebt met je manager over de projecten waarmee je bezig bent. De voorbereiding van deze meeting is key voor het succes ervan, niet om de minste reden dat je op die manier zelf ook het meeste hebt aan de meeting. Door precies te weten wat je wilt bespreken en vragen haal je het meeste uit de meeting en zijn er waarschijnlijk al een hoop dingen besproken waar je anders gedurende de week tegenaan zou lopen.

Daarnaast is dit hét moment om te laten zien dat je alles onder controle hebt. Je kunt bijvoorbeeld een korte powerpoint maken met de punten die je wilt bespreken, de voortgang van je projecten en eventuele vraagstukken. Zo weet je zeker dat je niets vergeet en alles bespreekt en kun je tijdens de meeting al aanpassingen aanbrengen, zodat het ook overzichtelijk blijft in plaats van gepriegel op een papiertje waar je alles tussen twee regels moet proppen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *