WORKING GIRL

Hoe blijf je georganiseerd als je manager een chaoot is?

Omgaan met een chaotische manager

Sommige mensen zijn van zichzelf enorm georganiseerd en echte planners. Als jij dit niet bent, is de kans groot dat je je weleens hebt geërgerd aan dergelijke types, terwijl je ze stiekem ook benijdt. Goed georganiseerd zijn is zeker niet zo makkelijk als het lijkt, maar is wel één van de belangrijkste factoren om goed te zijn in je werk. Zeker wanneer je collega’s – of nog erger: je manager! – enorme chaoten zijn is het extra belangrijk dat jij jezelf verantwoordelijk stelt om je eigen shit together te houden. Hoe pak je dat aan?

De chaotische manager

Wanneer je collega’s chaotisch zijn kan dit een project enorm in de weg zitten en kan deze slechte eigenschap van hen zelfs negatief op jou overstralen: voor elke fout wordt misschien het gehele team aangerekend. Zeker wanneer je manager een chaoot is, heeft dit vaak zijn weerslag op het team. Heb jij een manager die constant van mening veranderd, talloze mailtjes naar je forward zonder duidelijke omschrijving over wáárom je ze ontvangt, en die zelf zijn of haar planning niet op orde heeft waardoor er regelmatig last minute nog hele rapporten of projecten in elkaar gedraaid moeten worden zodat er geen flater geslagen wordt bij het hogere management? Loopt hij constant naar jullie bureaus met dingen die nu echt gedaan moeten worden, gooit hij constant ‘dingen over de schutting’ en kom je niet meer toe aan je eigen planning?

Misschien halen jullie alsnog heel goede resultaten, maar moet je regelmatig onverwacht véél langer werken, doe je werk dubbel of weet je niet meer wat nu zijn meest recente mening over die flyer was? Dat zijn enorm vervelende dingen die direct een invloed hebben op hoe goed jij jouw werk kunt doen en dus op hoe jij beoordeeld gaat worden. En nee, dan heeft het vaak geen zin om de schuld bij je manager neer te leggen, zelfs wanneer het terecht is, want als manager wordt hij toch vaak in bescherming genomen.

Tips om om te gaan met een chaotische manager

  • Werk zelf zo georganiseerd mogelijk
    Het is nog lastiger met een chaotische manager om zelf georganiseerd te werken, maar wél een goede manier om dit het hoofd te bieden. Door zelf een heel goed overzicht te houden van wat je moet doen voor welk project (bijvoorbeeld in Excel!), kom je al een heel eind. Zo behoud je in ieder geval zelf het overzicht zoveel mogelijk. Wanneer je weer talloze e-mails geforward krijgt, kun je eens kijken naar onze tips over hoe je je inbox de baas wordt (Deel I, deel II), er zijn namelijk een aantal handige trucjes om te leren efficiënt om te gaan met de grote hoeveelheid (zinloze) mailtjes die we per dag ontvangen.
  • Houd in je planning tijd vrij voor ‘spoedjes’ Als je weet dat je manager dagelijks komt met bepaalde ad hoc zaken, spoedjes, die direct gedaan moeten worden in zijn ogen, is het verstandig om in je eigen planning alvast rekening te houden met de tijd die je bezig zult zijn met dit soort dingen en waarin je dus niet toekomt aan je eigen planning. Kortom, schat je eigen productiviteit dus iets minder hoog in en zorg ervoor dat je plant dat je zaken ruim voor de deadline af hebt. Op die manier is er meer ruimte voor plotselinge taken die er tussendoor komen en zul je hiervan dus ook minder stress ondervinden!
  • Plan een weekoverleg met je manager Door wekelijks een vast moment te plannen waarop je het werk doorneemt met je manager breng je een bepaalde structuur aan in jullie werkwijze én creëer je een vast moment waarop hij alle kleine puntjes kan doorspreken zodat er misschien minder behoefte vanuit zijn kant ontstaat om deze dingen tussendoor naar je te roepen. Tijdens deze momenten zorg je dat je een duidelijk overzicht hebt gemaakt van de lopende zaken en de status per project. Bedenk ook van tevoren waarop je nog antwoord of goedkeuring nodig hebt van je manager zodat je dit gelijk ter sprake kunt brengen. Hier lees je hoe je op dit soort momenten zelf georganiseerd kunt overkomen op je manager.
  • Bewaak zijn deadlines Je kunt misschien niet letterlijk in de agenda van je manager kijken, maar er zijn ongetwijfeld regelmatig terugkerende dingen die je zelf in de gaten kunt houden. Rapportages voor het hoger management bijvoorbeeld, wanneer je daarover nog niets hebt gehoord van je manager, kun je er rond het moment dat je ze verwacht ook gewoon eens naar vragen bij je manager. Zo voorkom je wellicht die last minute stress omdat hij het wederom te laat ontdekt én laat je zien dat je pro-actief bent en mee denkt. Twee vliegen in één klap dus! Probeer een regelmaat te ontdekken in last minute klusjes die vaker terugkomen en wees dit voor, zo kun je al een gedeelte van de ad hoc taken voorkomen.
  • Wees niet te bang Inhakend op het vorige punt; wees niet bang om je manager op bepaalde dingen aan te spreken. Grote kans dat het soms voor komt dat jij onzeker bent over of je met het juiste bezig bent, omdat hij zo vaak van gedachten wisselt. Het is soms verleidelijk om niets te zeggen en zo geen slapende honden wakker te maken of het moment uit te stellen in de hoop dat het gewoon goed is. Misschien ben je bang dat hij geïrriteerd zal reageren omdat hij zelf vindt dat hij heel duidelijk communiceert. Anyways, uiteindelijk is het toch vaak beter om de vraag alsnog te stellen, om te voorkomen dat je een échte fout maakt. Voorkomen is nog altijd beter dan genezen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *