WORKING GIRL

Tips om minder fouten te maken in je werk

Tips om minder fouten te maken in je werk
Foto: Brooke Testoni

Fouten sluipen er snel in en nu de gevolgen daarvan niet meer alleen betrekking hebben op jezelf – zoals tijdens je studie – maar je er ook echt op aangesproken wordt door je manager, voelen ze nog eens tien keer zo erg en hard. Dat je aan het begin van je carrière zo ongeveer elke fout maakt die je kunt maken is helemaal niet erg. Het is ook niet iets om bang voor te zijn of om je voor te schamen. Bovendien: hoe drukker je baan en hoe meer druk je manager op je uitoefent hoe meer kans je ook hebt om die fouten te maken. Geeft helemaal niets, wat je manager ook beweert, zolang je er maar wel van leert. Maak diezelfde fout niet keer op keer maar probeer te achterhalen waardoor het komt dat die fout ontstaat. De onderstaande tips moeten je daarbij helpen en zorgen er uiteindelijk voor dat je steeds minder fouten zult gaan maken. Als die learning curve klopt, dan ben je uiteindelijk toe aan de volgende stap in je carrière (PLAATS LINK NAAR STUK OVER 3-FASES PER FUNCTIE)

De tips zijn wellicht een beetje basic, maar als je erover nadenkt zul je je realiseren dat het overgrote deel van de fouten die je maakt te voorkomen waren door het toepassen van één of meer van de onderstaande dingen. Door dingen te snel of met onvoldoende aandacht te doen maken we vaak onnodig veel fouten, waarmee je onterecht een slechte indruk achterlaat bij klanten, colelga’s of je manager. En dat is natuurlijk niet de bedoeling als carrièremeisje.

Bevestig afspraken via de mail

Wanneer je een afspraak hebt gemaakt, of het nu met een collega, een klant of andere partij is, is het verstandig om de afspraak nog even via e-mail te bevestigen. Kwestie van een paar minuutjes werk, maar het kan het verschil maken tussen een meeting die compleet in het honderd loopt omdat er miscommunicatie is ontstaan over bijvoorbeeld de tijd, datum of plaats van de meeting. Bevestig dus altijd even zwart op wit wat jullie afgesproken hebben, waar jullie afgesproken hebben en wie er bij de meeting aanwezig zullen zijn. Verstuur ook direct een uitnodiging in Outlook naar de overige personen die bij de meeting aanwezig moeten zijn en controleer daarna of zij de uitnodiging geaccepteerd hebben of niet. Zo niet, dan moet je daar dus nog even achteraan.

Stuur een samenvatting na afloop van een meeting

Nadat de meeting afgelopen is, is het verstandig om direct nu het nog vers in je geheugen zit de aantekeningen op de mail te zetten en zo een soort recap te sturen naar alle aanwezigen + mensen die er niet bij konden zijn maar wel betrokken zijn bij het project. Zo heb je zwart op wit wat er besproken en – nog belangrijker – afgesproken is tijdens de meeting en kan daar na afloop dus geen discussie over ontstaan, zeker niet wanneer je vraagt of anderen het eventueel willen aanvullen. Daarbij voorkom je op deze manier ook dat je afspraken of deadlines vergeet of later niet meer precies weet wat er nu ookalweer precies afgesproken was. Het lijkt zo simpel, maar toch doen we dit in de praktijk vaak echt nog te weinig waardoor er veel onnodige fouten en miscommunicatie ontstaat.

Controleer je agenda aan het begin van iedere week

Niets is zo vervelend als een afspraak of deadline over het hoofd zien. En dat gebeurt nog vrij snel ook, zeker wanneer je een volle (Outlook) agenda hebt waarin vaak dingen gewijzigd worden. Controleer daarom aan het begin van iedere week eventjes je agenda voor die week zodat de kans kleiner wordt dat je er te laat achter komt dat je iets over het hoofd gezien hebt. Op die manier kun je er misschien nog iets aan doen wanneer iets je totaal ontschoten was. Het kan ook helpen om twee keer per week zo’n momentje in te plannen waarbij je ook kijkt naar de week erna, zodat je niet op maandag voor verrassingen komt te staan voor diezelfde dag of voor dinsdag bijvoorbeeld. Naast het maken van een goede planning is dit echt één van de simpelste maar meest effectieve manieren om minder foutjes te maken op je werk.

Maak een killer planning

Zorg dat je het overzicht houdt en maak een killer planning die de énige plek is waar je deadlines en taken in opschrijft. Zo verlies je nooit het overzicht, raak je geen baadjes kwijt waarop je snel wat belangrijke aantekeningen gekrabbeld had tijdens dat telefoongesprek en is er dus in het algemeen minder reden tot paniek. Maak bijvoorbeeld in Excel een nieuw bestand aan waarin je per project dat je managed een aantal to-do’s opschrijft. Telkens wanneer er nieuwe dingen bijkomen zet je ze onder het juiste kopje, maakt niet uit hoe klein het is wat er moet gebeuren. Dit kun je vervolgens gebruiken als basis voor je dagelijkse- of wekelijkse to-do lijstje. Zo heb je altijd één overzichtelijk bestand waar in staat wat er allemaal nog moet gebeuren en heb je dus veel minder kans om dingen te vergeten of over het hoofd te zien.

Maak een notitie van ieder gesprek

Inhakend op het vorige punt, is het belangrijk dat je een communication note maakt van ieder (belangrijk) gesprek. Of het met een klant is via de telefoon of je wekelijkse meeting met je manager: schrijf op wat er besproken is en verwerk de deadlines direct in je agenda. Zo kun je altijd terugvallen op je notities (die je niet kwijtraakt omdat je ze op één centrale plek opslaat in plaats van op een papiertje in je notitieblok), en kun je de deadlines niet vergeten omdat die in dat master planner bestand van je komen te staan.

Nog meer tips om fouten op je werk te voorkomen? Lees:
Georganiseerd overkomen op je manager? Dat doe je zo!
Zo krijg je je e-mail onder controle (en maak je minder fouten doordat je mails over het hoofd ziet).

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *