WORKING GIRL

Zo word je je email de baas – deel I

Zo word je je email de baas

Opgegroeid in een digitale tijd nemen mensen vaak aan dat jongeren van onze leeftijd experts zijn op het gebied van email en de constante stroom van informatie. Waar email voor de generaties boven ons als heel stressvol ervaren kan worden, zou dat bij ons anders zijn. Klinkt dat herkenbaar? Of heb je zelf ook regelmatig last van een gestresst gevoel omdat er nog zoveel onbeantwoorde mailtjes in je inbox staan of kom je juist niet meer toe aan je werk door alle emails die je moet afhandelen? Word je ook gek van alle nutteloze mailtjes die er verstuurd worden en ben je soms bang om belangrijke informatie te missen omdat je dit in je overvolle inbox over het hoofd gezien hebt? Dan is het tijd voor een simpele e-mail cursus.

Klinkt het raar dat je een email-cursus nodig hebt? Volgens e-mail handyman, een populaire training is het helemaal niet gek. Zoals gezegd wordt er van onze generatie verwacht dat we hier moeiteloos mee omgaan, maar zij zeggen juist dat dit niet klopt omdat wij enkel moeiteloos omgaan met onze persoonlijke inbox. Die inbox waarin alleen af en toe belangrijke mailtjes binnendruppelen met vaak een leuke boodschap en zonder dat er direct een actie aan verbonden moet worden. Ja, daarmee zijn we opgegroeid en kunnen we goed omgaan. Binnenstromende emails op het werk, die stuk voor stuk een bepaalde actie vereisen zijn voor ons net zo goed wennen als voor de generaties boven ons.

Goed. E-mail kan dus een enorm afleidende factor zijn die onbewust een (veel te) groot deel van je tijd opslokt. Energie die je erin steekt kun je vaak beter besteden aan zaken waarmee jij echt het verschil gaat maken op je werk. Ze zijn eigenlijk dus een stuk minder belangrijk dan dat ze aanvoelen. Als mensen je écht acuut nodig hebben dan bellen ze immers vaak wel. Eigenlijk precies wat Tony Crabbe al zei in zijn boek Nooit meer te druk.

De komende tijd zullen er verschillende artikelen op Girl Almighty verschijnen in deze reeks, waarmee je snel leert om beter om te gaan met deze enorme hoeveelheid van binnenkomende werk e-mails die allemaal enorm belangrijk lijken te zijn. Zo kom je weer toe aan je echte werk én zul je erin gaan uitblinken!

Wat kun jij in de tussentijd al doen?

Na deze introductie kun zijn er al een paar dingen die je nu direct kunt toepassen om minder afgeleid te raken door je e-mails.

Pop-ups uitzetten

Niets is zo funest voor je productiviteit als de pop-ups die in je scherm verschijnen wanneer je een nieuwe e-mail binnenkrijgt. Iedere keer dat je zo’n notificatie ziet, ben je afgeleid en kost het je gemiddeld 8 minuten om weer hetzelfde concentratie-niveau te bereiken als voordat je de pop-up zag. Geen wonder dus dat je veel langer over je werkzaamheden doet en ze misschien ook wel minder goed doet. Het uitzetten van de pop-ups lijkt eng, maar is een belangrijke en goede eerste stap voor een hogere productiviteit en verbetering van je werk.

Bekijk je inbox op vaste momenten

Waarschijnlijk klik je iedere zoveel minuten even naar je inbox om te zien of er al nieuwe berichten zijn. Gewoon onbewust, zoals dat je jezelf er waarschijnlijk ook regelmatig op betrapt dat je automatisch Facebook opent wanneer je even niets te doen hebt of moet wachten. Funest voor je concentratie! Het is veel beter om een aantal vaste momenten per dag te plannen waarop je je e-mail checkt. Dan kun je ze ook direct antwoorden of andere actie ondernemen. De rest van de dag laat je je er niet door afleiden en gebruik je jouw meest productieve momenten (zoals de ochtend) voor taken die écht belangrijk zijn.

Dit zijn de eerste twee, misschien wel lastige, stappen naar productiever en efficiënter omgaan met je e-mail. Jouw werk draait (in de meeste gevallen dan), niet om het beantwoorden van e-mails maar hele andere taken. Zorg dan dus ook dat je er niet heel de dag mee bezig bent, maar je beste en meest energieke momenten gebruikt om écht belangrijke dingen te doen, zonder dat je daarbij telkens afgeleid wordt door binnenkomende e-mails.

Ga jij al op zo’n manier om met je inbox?

Lees hier deel II met tips om je e-mail de baas te worden!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *