WORKING GIRL

Hoe word je een project management rock star? 5 tips!

Zo word je een project management rock star

Recruiters en managers weten dat goede project managers enorm lastig te vinden zijn. Je bent snel geneigd om te zeggen dat je redelijk goed bent in project management, maar om alle details in beeld te houden en controle te houden over de deadlines en derden waarmee je samenwerkt.. dan wordt het toch al snel een ingewikkeld verhaal waarin dingen gemakkelijk fout kunnen gaan. Om te voorkomen datn jou dit overkomt, girlboss, hebben we een aantal tips verzameld die je kunnen helpen om een echte project management rock star te worden.

Wees een girlboss

Goede project managers stralen van nature een bepaalde autoriteit uit waarmee ze dingen gedaan krijgen. Sta op je strepen, behoud zelf het overzicht en de controle en dan ben je al een heel eind. Door bijvoorbeeld een duidelijk overzicht voor jezelf bij te houden van de zaken die gedaan moeten worden, wat de deadline voor elke sub-taak is en wie hier verantwoordelijk voor is (bijvoorbeeld in Excel), kom je al een heel eind. Zorg er daarnaast voor dat je deze verantwoordelijkheden en deadlines duidelijk communiceert naar degenen die aan het project meewerken en check regelmatig de status. Ga er dus niet vanuit dat ze zelf de deadlines in de gaten houden en geef je verantwoordelijkheid niet uit handen: jij bent eind-verantwoordelijke en dit zul je ook op je moeten nemen. Een groot deel van de fouten in project management ontstaan doordat de verantwoordelijke zich minder verantwoordelijk voelt voor de deadlines die hij oplegt aan anderen of omdat hij het overzicht verliest. Door deze twee te tackelen ben je dus al een heel eind!

Focus op de prioriteiten

Te allen tijde moet jij je als project manager bewust zijn van welke taken op dat moment prioriteit hebben en er vervolgens voor zorgen dat ze ook zo snel mogelijk uitgevoerd worden. Die prioriteiten kunnen van week tot week verschillen, dus is het belangrijk dat je ze regelmatig doorneemt, evalueert en zo nodig op tijd nieuwe prioriteiten stelt en zorgt dat deze bij de juiste personen terecht komen. Een groot gedeelte van de fouten in project management ontstaan doordat deadlines niet gehaald worden. Veel daarvan kun je voorkomen door op tijd te kijken waar de prioriteiten liggen en er ook bewust van te zijn hoe lang het duurt om bepaalde zaken te realiseren. Zonder dit overzicht is je project gedoemd te mislukken.

Vergeet niet: je planning is alles

Die planning die we eerder noemden is dus echt je aller-belangrijkste materiaal als project manager. Precies uitlijnen wat er moet gebeuren, onderverdeeld in sub-taken, ieder met een inschatting van hoeveel tijd ervoor nodig is, wie ervoor verantwoordelijk is en een deadline zorgen ervoor dat je het overzicht kan houden in het project. Zeker wanneer je veel samenwerkt met andere mensen die bepaalde onderdelen van het project op zich moeten nemen is het belangrijk dat je hier bovenop zit. Niet op een vervelende manier, maar als projectleider moet jíj áltijd op de hoogte zijn van de status van elke sub-taak. Dit vereist flink wat training, maar zodra je hier goed in begint te worden ben je hard op weg om een echte rock star te worden in project management.

Let op warning signs

Er zijn een aantal signalen die aangeven dat een klein probleem weleens kan gaan transformeren tot een enorm probleem wat heel het project in gevaar gaat brengen. Bijvoorbeeld wanneer een klein begrotingstekort of variatie in de planning ineens groter wordt (zeker in het begin van jet project), wanneer taken waarvan jij dacht dat ze al gedaan waren nog steeds niet af blijken te zijn, wanneer deadlines alleen nog maar gehaald kunnen worden wanneer er structureel overgewerkt moet worden of wanneer er klachten beginnen te komen. Wanneer je merkt dat zulke dingen ontstaan, is het belangrijk om niet je hoofd in het zand te steken (ookal heb je misschien wel de neiging, we feel you girlboss!), maar om juist alles te her-evalueren en een plan van aanpak te maken om ervoor te zorgen dat het project

Wees je bewust van de risico’s

Door van tevoren even advocaat van de duivel te spelen en te bedenken wat er mogelijk allemaal fout kan gaan, kun je wellicht een hoop ervan voorkomen. Je hebt dan immers al een beetje nagedacht over wat er in een dergelijk scenario zou kunnen gebeuren, wat de gevolgen zijun en hoe je dit het best zou kunnen oplossen. Bovendien kun je het op die manier zelfs vaak al voorkomen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *