WORKING GIRL

Zo word je je e-mail de baas – deel II

Zo word je je email de baas

Opgegroeid in een digitale tijd nemen mensen vaak aan dat jongeren van onze leeftijd experts zijn op het gebied van email en de constante stroom van informatie. Waar email voor de generaties boven ons als heel stressvol ervaren kan worden, zou dat bij ons anders zijn. Klinkt dat herkenbaar? Of heb je zelf ook regelmatig last van een gestresst gevoel omdat er nog zoveel onbeantwoorde mailtjes in je inbox staan of kom je juist niet meer toe aan je werk door alle emails die je moet afhandelen? Word je ook gek van alle nutteloze mailtjes die er verstuurd worden en ben je soms bang om belangrijke informatie te missen omdat je dit in je overvolle inbox over het hoofd gezien hebt? Dan is het tijd voor een simpele e-mail cursus.

Lees hier deel I

Maak verschillende mappen aan

Stop met je mappen organiseren op inhoud of afzender: het wordt een rommeltje en waarschijnlijk blijf je alsnog zoeken via de zoekfunctie. Daarom gaan we de mappen indelen op ‘belangrijkheid’. Onder postvak maak je drie mapjes aan, met de volgende namen:

  1. Doen deze week

  2. Dit is als het ware je to-do list voor deze week. Hierin sla je de mailtjes op die je deze week moet afhandelen en die je niet nu binnen 2 minuten kunt afhandelen. Zo heb je alle concrete actiepunten op een rij en wanneer je dit mapje braaf iedere week afwerkt kun je dus ook niets over het hoofd zien of vergeten in de wirwar van mailtjes in je postvak.

  3. Later/Misschien

  4. Alles wat geen directe actie vraagt plaats je in deze map. Je kunt het tijdelijk hier opslaan om er op een later moment nog eens naar te kijken of er dan actie ondernomen moet worden of dat het lekker in het archief mag onder er verder iets aan te doen. Iedere vrijdag bekijk je dit mapje om te bepalen of er dingen tussenzitten die naar je Doen deze week-mapje moeten. Doe dit dan ook trouw en zet deze taak op je to-do list.

  5. Wachten op

  6. In deze map doe je de mailtjes die voor jou wel belangrijk zijn, maar waar je momenteel zelf niet veel mee kunt omdat je bijvoorbeeld wacht op antwoord of actie van iemand anders. Controleer ook deze map het liefst één keer per week om te checken of er dingen tussenzitten waar je achteraan moet zitten.

  7. Bewaren

  8. Hierin bewaar je alle mailtjes die je afgehandeld hebt en/of niet meer naar hoeft te kijken. Dit vormt dus het échte archief. Om de mailtjes in aparte mapjes te bewaren, bijvoorbeeld op basis van afzender, is niet nodig omdat je ze sowieso veel sneller vindt via de zoekfunctie dan door te zoeken in ‘het juiste mapje’.

Archiveer je e-mails

Nu ga je al je e-mails archiveren in de mappen die je zojuist aangemaakt hebt. Je kunt gemakkelijk een mailtje verplaatsen door Crtl + Shift + V in te toetsen en de juiste map te selecteren met je toetsenbord. Zo werk je je hele Postvak In door totdat er geen mailtje meer in te vinden is. In het vervolg doe je dit bij alle inkomende e-mails zodat je altijd een lege inbox hebt. Dat geeft én heel veel rust én het zorgt ervoor dat je minder snel belangrijke e-mails over het hoofd ziet vanaf nu. Vervolgens werk je dus vanuit je mapje ‘Doen deze week’, en kun je de mailtjes verplaatsen naar ‘Bewaren’ zodra je ze afgehandeld hebt. Belangrijk is wél dat je de andere mapjes minstens één keer per week controleert om te zien of bepaalde e-mails inmiddels wél urgent geworden zijn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *